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Planificación y programación de tareas en producciones audiovisuales

En los últimos años, en el mundo de la producción audiovisual, la necesidad de controlar tanto los recursos y los gastos como del estado y el progreso del trabajo en un momento dado se ha hecho mucho más evidente de lo que lo había sido antes.

Ahora es necesario tener un mayor control de los recursos y de los gastos para poder emplear los medios disponibles de manera óptima donde son necesarios y para poder ajustar la inversión adecuadamente a unos presupuestos que permiten poco margen de error y en los que una desviación no prevista podría conducir fácilmente a pérdidas. También es necesario tener un mayor control del estado y del progreso del trabajo para poder prever y comprobar el cumplimiento de plazos y para evitar errores en la gestión del material que puedan conllevar la pérdida del resultado de una tarea realizada o la entrega de un material que no había sido revisado y no cumple los estándares de calidad deseados.

Para hacer frente a estas necesidades existen herramientas de planificación y de programación de tareas específicamente dirigidas a las empresas de producción y de servicios audiovisuales.

farmerswife: aplicación de escritorio sobre Mac OS X

Estas herramientas de planificación y de programación de tareas pueden dividirse, grosso modo, según los aspectos en los que ponen el acento, en dos grupos:

Unas y otras tienen un mismo punto de partida: la planificación de un trabajo, con el establecimiento de fechas tanto para el inicio y la finalización del mismo como para las distintas etapas del proceso de elaboración, y la programación de las tareas que se asignan a los recursos disponibles, sean estos humanos o materiales.

Estas aplicaciones ayudan a poner en práctica técnicas de planificación o de gestión de proyectos, de programación y asignación de tareas a los trabajadores y de seguimiento de tiempo, y pueden combinar esas técnicas con la elaboración de presupuestos, el control de versiones y otras utilidades.

Es importante destacar que existen numerosas aplicaciones de gestión de proyectos y numerosas aplicaciones de seguimiento de tiempo, y muchas de ellas pueden utilizarse de un modo u otro en la gestión de proyectos audiovisuales, pero normalmente resulta mucho más práctico y eficaz utilizar alguna de las aplicaciones diseñadas específicamente, u optimizadas ya sea en su configuración básica o a través de módulos adicionales, para realizar esas labores en un entorno de producción audiovisual. Ese es el caso de, por poner algunos ejemplos destacados, farmerswife, FTrack, ScheduAll o Shotgun.

Control de los recursos, los costes y los presupuestos

El enfoque que pone el acento en el control de los recursos, los costes y los presupuestos resulta especialmente conveniente para responder a las necesidades específicas de las empresas de servicios de producción o de postproducción que, tras el análisis del proyecto que se les propone en cada ocasión, deben presentar un presupuesto y, si se aprueba, llevar a cabo el proyecto en las mejores condiciones, empleando los recursos humanos y materiales necesarios y, por supuesto, sin rebasar la inversión prevista.

A esa línea apunta farmerswife, una aplicación de planificación y de programación de tareas que se centra en la gestión de los recursos, los presupuestos y la facturación y que se utiliza habitualmente, desde hace más de 10 años, en empresas de servicios de producción y postproducción.

El proyecto se planifica en un calendario, haciendo una estimación de la duración y las necesidades, se le asignan recursos entre los que se encuentran el personal técnico y artístico, salas de trabajo o la utilización de determinadas herramientas; cada uno de esos recursos de los que se hace una reserva tiene asignado un coste que permite elaborar automáticamente un presupuesto.

A medida que se vaya desarrollando el trabajo, se podrá comparar su desarrollo con la estimación previa y se podrán ir haciendo reajustes de planificación, de programación de tareas y de asignación de recursos, pudiendo comprobar en todo momento las posibles desviaciones.

Una vez finalizado el proyecto, será fácil comparar la estimación inicial con el coste final y decidir la facturación.

farmerswife: aplicación de escritorio de diseño de impresión

Control del material audiovisual, el estado del trabajo y su progreso

El enfoque que pone el acento en el control del material audiovisual, el estado del trabajo y su progreso, intenta ajustarse a las necesidades específicas de las empresas que manejan una gran cantidad de material, como por ejemplo las empresas de animación o las empresas de efectos visuales para producciones cinematográficas o series de televisión, y deben hacer un seguimiento de los procesos de elaboración y de transformación de ese material evitando pérdidas de planos o secuencias, repeticiones de trabajos ya hechos, entrega de elementos no supervisados o aprobados y otros errores más o menos habituales cuando se trabaja con una gran cantidad de material.

La necesidad de definir claramente un flujo de trabajo y la utilización que se hace de las herramientas de seguimiento, supervisión y control en ese flujo de trabajo para poder hacer manejable una gran cantidad de material audiovisual, sumada a la necesidad que hay en esos contextos de implementar procesos y herramientas que suavicen o eliminen las costuras entre etapas o en el movimiento del material, ha llevado a que las aplicaciones que siguen este enfoque sean vistas como utilidades de diseño y gestión de la cadena de producción.

A esta línea apunta Shotgun una aplicación de planificación y de programación de trabajo que se centra en la gestión y el seguimiento de los activos (el material audiovisual y los ficheros que sirven para elaborarlo) y de las tareas. Shotgun lleva a cabo un seguimiento automatizado del material y de los procesos que se llevan a cabo con él, tomando nota de en qué estado se encuentra cada tarea, quién la lleva a cabo siguiendo las indicaciones de los responsables de producción y qué herramientas utiliza.

En cualquier momento será posible saber qué se ha hecho, qué falta por hacer y cómo se va desarrollando el proyecto con respecto a las previsiones, lo que ayudará a tomar nuevas decisiones sobre la planificación y la programación para intentar evitar desviaciones significativas.

Shotgun: Seguimiento de tareas en producción

La adaptación a las necesidades específicas

Las herramientas de planificación y programación suelen ser modulares atendiendo al perfil de los usuarios (producción, operación,...) o a las tareas a llevar a cabo (gestión de material, revisión, facturación,...). Además, permiten el desarrollo de prestaciones personalizadas bien sea para llevar a cabo tareas específicas no incluídas en las aplicaciones o para facilitar una integración sin fisuras con algunas herramientas creativas o de gestión adicionales.

Shotgun: Herramientas de cadena de producción para desarrolladores

En casa o en la nube

Siguiendo una tendencia que ya resulta habitual, las aplicaciones de planificación y de programación de tareas para producciones audiovisuales, además de poder adquirirse bajo la fórmula de licencias permanentes que los usuarios instalan en sus propios equipos, también pueden utilizarse a través de la fórmula de software como servicio.

La participación del cliente

Recientemente, la mayoría de las aplicaciones de planificación y programación de tareas para producciones audiovisuales han incorporado módulos para la revisión del trabajo, o de los resultados de ese trabajo en distintas etapas de desarrollo, que permiten verlo a través de un navegador de Internet o en un dispositivo móvil con el fin de llevar a cabo la aprobación o indicaciones sobre los aspectos que se deberían modificar.

Siguiendo con los mismos ejemplos utilizados a lo largo de la nota, farmerswife cuenta con el módulo opcional Play, y Shotgun ha integrado recientemente RV como módulo de revisión.

farmerswife Play: Aplicación web

El enfoque adecuado

Decía que las herramientas de planificación y programación de tareas que parecen más centradas en el control de los recursos, los costes y los presupuestos podrían responder mejor a las necesidades de las empresas de servicios, mientras que las herramientas que parecen más centradas en el control del material audiovisual, el estado del trabajo y su progreso podrían responder mejor a las necesidades de las empresas de animación o de efectos especiales para producciones cinematográficas o series de televisión, pero eso es, evidentemente, una simplificación. La realidad es más compleja y cada cual debe buscar las soluciones que mejor respondan a sus propias necesidades.

Hay empresas que cuentan con soluciones de los dos tipos que hemos descrito aquí, una más dedicada a un tipo de trabajo y otra a otro, y la posibilidad o la conveniencia de integrar soluciones de ambos tipos en un mismo flujo de trabajo forma parte de un debate abierto de candente actualidad.

La integración de dos puntos de vista

¿Es posible utilizar, dos o más de las aplicaciones de planificación y programación de tareas, como por ejemplo farmerswife y Shotgun, de una manera integrada, como si fuesen una misma herramienta, para poder aprovechar simultáneamente la potencia de los distintos enfoques?

En estos momentos, la integración entre, por ejemplo, Shotgun y farmerswife estaría sujeta a la contratación con una de las dos empresas o con terceros del desarrollo de esa integración, teniendo en cuenta que los costes del desarrollo se basarían en la cantidad de trabajo que supusiese la definición y clarificación de los requisitos del usuario y, seguidamente, el desarrollo y la implementación de los scripts de integración necesarios o la conexión API.

Si deseas alguna aclaración o información adicional acerca de soluciones de planificación y programación de tareas en producciones audiovisuales, o acerca de farmerswife o Shotgun, no dudes en enviar un mensaje a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..